A. Anwendungsbereich

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Hartmann + Keutner Partnerschaft von Patentanwälten mbB (“Hartmann + Keutner”, “wir” oder “uns”). Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie als von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person (“Sie”, “Mandant” oder “Nutzer”) umfassend darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

1. Begriffe

a. “Personenbezogene Daten”

sind alle Informationen, mittels denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann oder die geeignet sind, eine Person identifizierbar zu machen. Exemplarisch kann eine Person durch Bezugnahme auf eine Kennung, wie dem Namen, einer Identifikationsnummer, Standortdaten oder durch Bezugnahme auf individuelle physische, physiologische, wirtschaftliche oder kulturelle Identitätsmerkmale identifiziert werden. Für einen Personenbezug reicht es aus, dass eine Individualisierung mittels „Aussortieren“ möglich ist. Es kann daher sein, dass wir personenbezogene Daten verarbeiten, ohne dass wir Ihre Identität kennen (z.B. wenn wir rein technische Daten wie Ihre IP-Adresse verarbeiten).

b. „Betroffene Person“

ist eine natürliche Person, die identifiziert oder identifizierbar ist.

c. „Einschränkung der Verarbeitung“

ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

d. „Profiling“

ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

e. „Verantwortlicher“

ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

f. „Auftragsverarbeiter“

ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

g. „Empfänger“

eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

h. „Dritter“

ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

i. „Einwilligung“

der betroffenen Person ist jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

j. “Verarbeitung”

personenbezogener Daten meint jeden Vorgang oder eine Reihe von Vorgängen, die anhand von personenbezogenen Daten oder Gruppen personenbezogener Daten durchgeführt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Datenverarbeitung automatisiert erfolgt oder nicht. Eine Verarbeitung kann insofern z.B. das Erheben, Erfassen, die Organisation, die Strukturierung, Speicherung, Anpassung oder Änderung, das Abfragen, Auslesen, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen und die Vernichtung von personenbezogenen Daten sein.

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn
• Sie unsere Webseite www.hartmann-keutner.de oder unsere Auftritte auf Social Media besuchen,
• Sie uns postalisch, per E-Mail oder Telefon kontaktieren,
• wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung eines Mandates verarbeiten,
• wir werben (z.B. Online-, Brief- oder Telefonwerbung), oder
• wir Ihre personenbezogenen Daten im laufenden Geschäftsverkehr verarbeiten.

B. Allgemeine Informationen

1. Verantwortlicher

Wir sind für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen personenbezogener Daten verantwortlich. Dies bedeutet, dass Hartmann + Keutner die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten festlegt.
Bei Datenschutzanfragen können Sie sich wie folgt an uns wenden:
Hartmann + Keutner Partnerschaft von Patentanwälten mbB
Kurfürstenstraße 20
47906 Kempen
Deutschland
Telefon: +49 176 353 67 447
E-Mail: mail@hartmann-keutner.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können von Fall zu Fall variieren. Häufig hängen die Zwecke mit den Rechtsgrundlagen nach der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO”) und dem Bundesdatenschutzgesetz (“BDSG”) zusammen, welche wir hier kurz erläutern:

a. Erfüllung eines Vertrages oder im Vorfeld eines Vertrages

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen gegenüber vertragliche oder vertragsähnliche Verpflichtungen zu erfüllen, oder Ihnen auf Ihre Anfrage hin Informationen im Vorfeld zu einem möglichen Vertragsschluss bereitzustellen, z.B., um Sie hinsichtlich unserer Dienstleistungen zu beraten, oder um Anfragen zu beantworten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b. Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Wir unterliegen einigen rechtlichen Verpflichtungen, für deren Erfüllung die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist. So bestehen z.B. berufsrechtliche und steuerrechtliche Pflichten bestimmte personenbezogene Daten für festgelegte Zeiträume zu speichern. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

c. Berechtigte Interessen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem dann, wenn wir damit berechtigte Interessen verfolgen. Dies können unsere eigenen Interessen oder diejenigen Dritter (etwa unserer Mandanten) sein. Berechtigte Interessen können unterschiedlicher Natur sein (etwa rechtliche oder wirtschaftliche Interessen). Berechtigte Interessen können die Verarbeitung legitimieren, wenn Sie Ihre entgegenstehenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfordern, überwiegen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

d. Einwilligung

In einigen Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Wenn wir Ihre Einwilligung benötigen, teilen wir Ihnen vorher mit, welche personenbezogenen Daten wir verwenden wollen und wie wir sie verwenden werden. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Erhebung, Nutzung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in einer bestimmten Weise erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre Einwilligung zu erteilen. Wir bitten Sie zu beachten, dass wir ohne Ihre Einwilligung bestimmte Leistungen, für die eine Datenverarbeitung notwendig ist, möglicherweise nicht erbringen können. Die Rechtsgrundlage für Ihre Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sofern wir besondere Kategorien personenbezogener Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

e. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir innerhalb des Mandates verarbeiten, dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Mandanten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.
Ausführliche Angaben zu den jeweiligen Zwecken für die Verarbeitung finden Sie bei den jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten unter Abschnitt C.

3. Speicherdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Dies betrifft auch die Erfüllung unserer berechtigten Interessen oder gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die wir beachten müssen. Im Rahmen der Bemessung der im Einzelfall erforderlichen Aufbewahrungsdauer berücksichtigen wir den Umfang, die Art und die Sensibilität der Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und die anwendbaren rechtlichen Bestimmungen.
Die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten liegen in der Regel zwischen zwei und zehn Jahren und ergeben sich z.B. aus § 147 der Abgabenordnung oder § 44 der Patentanwaltsordnung.
Die Löschung werden wir selbst innerhalb eines bestimmten Turnus vornehmen, es sei denn, es besteht im Einzelfall ein besonderes Interesse an einer andauernden Speicherung, z.B. bei Cyberangriffen.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten oder die Wahrung unserer berechtigten Interessen eine längere Aufbewahrung erfordern, etwa im Falle von Rechtsstreitigkeiten, werden Ihre personenbezogenen Daten auch für einen längeren Zeitraum gespeichert und verarbeitet.

4. Weitergabe an Dritte

Wie im Zuge des Wirtschaftslebens üblich, geben auch wir Ihre personenbezogenen Daten je nach Verarbeitung an Dritte weiter:

a. Dienstleister

Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit Auftragnehmern und Dienstleistern, die Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um Ihre Dienstleistungen zu erbringen. Diese Dienstleister werden in unserem Auftrag tätig und folgen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten unseren Weisungen. Wir schließen mit Dienstleistern angemessene Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarungen ab. Zu den Dienstleistern gehören beispielsweise Web-Hosting und Wartungsanbieter, Anbieter von Software und technologischem Support, E-Mail-Kommunikationsanbieter, Datenspeicheranbieter, Versanddienstleister, und Entwickler.

b. Berater

In einigen Fällen nehmen wir auch die Dienste von Anbietern in Anspruch, die Ihre Leistungen selbständig erbringen und nicht streng an unsere Weisungen gebunden sind. Dies ist etwa hinsichtlich Steuerberatern, Rechtsanwälten, Banken und Zahlungsdienstleistern und Ähnlichen der Fall. Sie verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten selbst als Verantwortliche.

c. Geschäftspartner

In einigen Fällen teilen wir Ihre personenbezogenen Daten mit unseren Geschäftspartnern, welche diese ebenfalls für eigene Zwecke verwenden. Diese Geschäftspartner werden zwar auch für uns aktiv, verfolgen mit den Daten darüber hinaus aber gegebenenfalls noch weitere Interessen (z.B. bei der Unterbeauftragung von (Patent-)Rechtsanwälten im Ausland). Sie sind ebenfalls eigenständige Verantwortliche.

d. Öffentliche Stellen

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten mitunter an Gerichte, Vollzugsbehörden, Strafverfolgungsbehörden sowie sonstige Behörden und Regierungsstellen und andere öffentliche Stellen weiter. Dies erfolgt entweder, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn wir vernünftigerweise davon ausgehen dürfen, dass eine solche Maßnahme notwendig ist, um
• den einschlägigen Gesetzen nach zu handeln und den Anfragen der Vollzugsbehörden zu entsprechen,
• mögliche zivil- oder strafrechtliche Verstöße, wie etwa Verstöße gegen Vereinbarungen oder Gesetze, aufzudecken oder auf solche zu reagieren, oder
• anderweitig die Rechte, das Eigentum oder die persönliche Sicherheit von uns, unserer Teammitglieder oder anderen Personen zu schützen.

e. Am Mandat beteiligte Dritte

Im Zuge der Mandatsbearbeitung wird es regelmäßig notwendig werden, Ihre Daten an beteiligte Dritte weiterzugeben, sodass wir Ihre rechtlichen Ansprüche prüfen und durchsetzen können. Dies können zum Beispiel Rechtsschutzversicherungen, Zeugen oder weitere Verfahrensbeteiligte sein.

f. Mit Ihrer Einwilligung

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an Dritte weiter oder veröffentlichen sie, wenn Sie dafür Ihre Einwilligung erteilen. Beispielsweise können wir mit Ihrer Einwilligung Ihren Erfahrungsbericht auf unserer Website oder in dienstleistungsbezogenen Veröffentlichungen wiedergeben.
Ausführliche Informationen über die von uns beauftragten Dienstleister finden Sie in Anhang.

5. Herkunft der personenbezogenen Daten

In den meisten Fällen erheben wir die personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, z.B. wenn Sie mit uns kommunizieren oder Dokumente mit uns teilen. Wie bei den meisten digitalen Plattformen erheben wir und unsere Drittanbieter Ihre personenbezogenen Daten automatisch, wenn Sie unsere Dienste nutzen.
Wir erhalten möglicherweise personenbezogene Daten von Dritten, wie weiteren Verfahrensbeteiligten oder Behörden.
In einigen Fällen sammeln wir Ihre personenbezogenen Daten von Dritten, etwa wenn Ihr Arbeitgeber uns Ihre Kontaktdaten als Ansprechperson nennt.

6. Drittstaatenübermittlungen

Im Grundsatz achten wir darauf, Ihre personenbezogenen Daten möglichst lokal zu halten. Um Ihnen und unserem Mandanten aber den besten möglichen Service zu bieten, nutzen wir auch Dienstleister und Geschäftspartner, die in sogenannten Drittstaaten Daten verarbeiten oder von einem solchen Land darauf zugreifen (etwa, um Wartungsarbeiten durchzuführen). Drittstaaten sind Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes.
Für einige dieser Drittstaaten existiert ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Dies kann entweder für das ganze Land (z.B. das Vereinigte Königreich) oder das jeweilige Unternehmen (z.B. Unternehmen, welche unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind) der Fall sein. Mit einem solchen Beschluss stellt die Europäische Kommission fest, dass ein dem Wesen nach gleiches Datenschutzniveau wie in der EU zu erwarten ist. Eine Übersicht über die Angemessenheitsbeschlüsse finden Sie hier.
Wo kein derartiger Angemessenheitsbeschluss existiert, stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten dennoch einem angemessenen Schutzniveau unterliegen, indem wir einen oder mehrere der folgenden Sicherheitsmechanismen anwenden:
• Wir schließen die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln ab; gegebenenfalls in Verbindung mit geeigneten zusätzlichen Maßnahmen. Den Beschluss und den Mustertext der Standardvertragsklauseln finden Sie hier.
• Die Übermittlung erfolgt im Rahmen geeigneter Garantien, wie
 z.B. verbindlichen Unternehmensregeln.

7. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Es besteht weder eine vertragliche noch gesetzliche Pflicht, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Soweit Sie jedoch mit uns in Kontakt treten oder unsere Dienste nutzen beziehungsweise Dienstleistungen in Anspruch nehmen wollen, können bestimmte Angaben erforderlich sein, damit wir Ihre Anfrage bzw. Ihr Mandat bearbeiten können.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling


Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidung unterworfen zu sein, wenn
• die Entscheidung nicht für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages erfor-derlich ist,
• nicht aufgrund von zwingenden Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist oder
• nicht auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beruht.
Hartmann + Keutner nutzt keine Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, soweit wir Sie nicht explizit über solche Verfahren informiert ha-ben.

C. Informationen zu den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten

Wir erheben und verarbeiten abhängig von den konkreten Verarbeitungssituationen verschiedene personenbezogene Daten von Ihnen.

1. Website

a. Aufrufen unserer Website (Protokolldaten)

Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir Protokolldaten.